Des solutions numériques pour faciliter votre suivi de chantier

Chronophage et demandant de jongler entre de nombreux interlocuteurs et des tâches variées, la mission de direction de l’exécution des travaux impacte le quotidien des architectes ! Le suivi de chantier oblige souvent à multiplier les outils pour accéder à des supports divers et témoigner de l’avancée des travaux : tableur pour valider les prix et phases d’appels d’offres, comptes-rendus via un logiciel de traitement de texte ou envoi de nombreux mails en multiples exemplaires via une messagerie classique, sans suivi adéquat… Une perte de temps, d’efficacité et de rentabilité évidente.

Des solutions logicielles existent pourtant, dont le but est de faciliter le suivi en permettant de regrouper ces tâches et de rassembler l’ensemble des documents nécessaires sur un même espace numérique.

Trois solutions, accessibles sur ordinateur, mais aussi sur tablette ou sur smartphone, et destinées plus spécifiquement aux architectes, ont retenu notre attention : Archipad, Archireport et Réa (nb. cette sélection n’a rien de limitatif et ne préjuge bien sûr pas de l’existence d’autres outils qui seraient tout autant adaptés à votre pratique).

Leurs fonctionnalités et outils pratiques favorisent la mise en place de bonnes pratiques et méthodes de travail optimisées, permettant :

Une meilleure gestion du temps

Le premier avantage d’une solution logicielle aux fonctionnalités multiples est évidemment un gain de temps. La plateforme Archipad annonce d’ailleurs 70% de temps gagné sur les visites et Archireport 60 minutes par compte-rendu. Planning, budget, interactions entre les différents intervenants ou conformité du projet se gèrent avec le même logiciel, simultanément. Si le travail est fait sur smartphone, la mise à jour sera immédiate sur l’interface web accessible depuis votre ordinateur une fois de retour au bureau ; les commentaires sont visibles à peine publiés (vous êtes informé par une notification), la gestion peut se faire à flux tendu et en continu. En rationalisant les tâches proposées, pas de dispersion ! Il n’est ainsi plus nécessaire de rédiger à part le compte-rendu hebdomadaire de chantier, qui peut être réalisé directement pendant la visite et annoté si besoin. Vous pouvez aussi contrôler une partie de la gestion du chantier à distance et limiter vos déplacements.

(REA / rea-app.fr)

Une meilleure vue sur l’organisation des chantiers en cours

Les outils numériques de suivi de chantier offrent aussi l’avantage de disposer d'une vue d’ensemble des tâches en cours ou réalisées à l’aide d’un tableau de bord. Celles-ci peuvent être organisées par lots, réattribuées au débotté, le calendrier de livraison est consultable facilement, etc. Pour certaines plateformes, le planning fait aussi partie prenante du compte-rendu. On sait immédiatement qui est convoqué, présent ou excusé…  Si nécessaire, il est possible d’intégrer des photos prises par smartphone au cours de la visite, d’annoter les plans, de checker et valider le respect des normes de sécurité ou des normes environnementales, de récupérer les données BIM, etc. Bref d’organiser rigoureusement l’avancée du chantier en toute simplicité ! Précisons aussi que la page d’accueil de l’interface permet une vue globale et un accès à l’ensemble de vos chantiers en cours…

Une meilleure conformité financière et maîtrise des coûts

Chaque prestataire de service utilisant généralement ses propres outils logiciels, il est parfois difficile pour l’architecte de s’y retrouver et de faire le point sur les devis tout en contrôlant au mieux les flux financiers. Grâce aux plateformes logicielles dédiées, les données et devis de toutes les entreprises sollicitées peuvent être uniformisés et permettre une meilleure situation de travaux : moins d’erreurs de chiffrage à la clef, des estimatifs de tarifs clairs, des devis validés visibles immédiatement et des factures d’avancement sûres éditées plus rapidement. Le suivi des paiements et le financement global s’en trouvent ainsi sécurisés.

(Archireport / Archireport.com)

Une meilleure communication entre les différents intervenants

Adresser des directives à plusieurs intervenants, multiplier les emails, voilà typiquement une des tâches les plus chronophages du suivi de chantier. Désormais, la communication est rationalisée, l’envoi à plusieurs destinataires simplifié ; il est aussi possible de savoir qui a ouvert les documents envoyés et quand. La garantie de moins de pertes d’informations, d’une interaction plus judicieuse, d’un partage adéquat (en import comme en export) des documents, quel que soit leur fichier source, et de disposer de « preuves » ou de justificatifs pour chaque échange. L’architecte ajuste les paramètres en fonction de ses besoins et décide qui accède à quel niveau d’information. Les réserves concernant le charpentier, par exemple, ne sont visibles que par lui et l’architecte responsable, mais peuvent être éditées en même temps que celles destinées au chef de chantier, au carreleur ou au conducteur d’engins.

Et leurs inconvénients, quels sont-ils ?

Un temps de prise en main plus ou moins long, une ergonomie plus ou moins intuitive et des outils à rajouter, chaque solution a ses points faibles. Optimisables, elles ont toutes une marge de progression dont chacun jugera à l’aune de ses besoins. Mais l’amélioration continue est un b.a.-ba des logiciels numériques dont le processus de développement s’avère constant et les mises à jour régulières. Le prix étant accessible (il existe plusieurs formules, au mois, sur abonnement, avec test, etc.), on ne saurait trop vous conseiller d’essayer et de choisir celle qui vous convient le mieux. Des webinaires de prise en main et une aide de la part des éditeurs sont d’ailleurs souvent prévus.

Pour conclure, une organisation encore plus professionnelle et une meilleure rentabilité sont au nombre des bénéfices immédiats ! Il en coûtera surtout à chacun de se contraindre à changer ses habitudes et de prendre le temps de choisir la solution qui lui convient le mieux.