Secrétaire Technique H/F

Studio Hybride Architectes - Agence d’Architecture – est spécialisé en Marchés Publics et a été créée en 2008. Elle se compose d’une équipe soudée de 10 collaborateurs expérimentés. 

Nous partageons tous des valeurs communes que nous cultivons au quotidien :  l’interaction et l’esprit collectif, la curiosité, l’ouverture d’esprit, la proactivité, et bien sûr, le sens du résultat et l’atteinte des objectifs. Notre structure à l’esprit familial et à taille humaine est basée à Bry sur Marne (94) - Siège social

Dans le cadre d’un remplacement, nous te proposons de nous rejoindre et de nous accompagner dans notre croissance en qualité de : 

Secrétaire Technique H/F – CDI – Contrat 39h

Le poste est à pourvoir immédiatement.

Missions : 

Directement rattaché(e) aux Associés et en contact direct avec l’ensemble des collaborateurs de l’agence et des partenaires externes, tes principales missions seront les suivantes : 

Gestion des Appels d’offres

• Identification et analyse quotidienne des appels d’offres publics
• Préparation des dossiers en réponse aux appels d’offres et suivi des retours
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Gestion architecturale / travaux:

• Recueil et vérification des dossiers administratifs des entreprises et sous-traitants 
• Préparation des ordres de services
• Collecte des factures des entreprises et vérification auprès des Chefs de Projets 
• Réalisation et dépôt des certificats de paiement des entreprises sur Chorus

Gestion courante

• Centralisation des factures (clients, sous-traitants, prestataires,) et transmission des éléments au cabinet comptable
• Gestion de l’accueil (appels / messagerie) et prise de rendez-vous
• Préparation de documents divers : lettres recommandées, relances factures, certificats de paiement
• Administration du personnel : contrats, déclaration d’embauche, formation, mutuelle, absences, visites médicales
• Gestion de la flotte de véhicules : assurances, entretien, réparations
• Gestion des stocks et commandes de fournitures
• Organisation et mise à jour de la documentation de l’agence 
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Ce descriptif de poste peut être évolutif en fonction des priorités relatives à l’activité. 

Profil :

Issu(e) d’une formation de niveau Bac+2 minimum en secrétariat ou assistanat, tu justifies impérativement d’une expérience significative de minimum 10 ans dans le domaine de la construction (entreprises du bâtiment, agences d’architecture, BET).

Reconnu(e) pour ton aisance relationnelle et ta flexibilité, tu sauras interagir efficacement (aussi bien à l’écrit qu’à l’oral) avec l’ensemble des parties prenantes et veiller à la bonne circulation de l’information.

La rigueur, l’autonomie, l’anticipation et la gestion des priorités seront également des qualités indispensables pour s’épanouir sur ce poste. Une sensibilité pour l’architecture et la connaissance de Chorus seraient appréciées.

Enfin, tu maitrises le pack office et tu es titulaire du Permis B.

Conditions d’exercice :   

• Bureaux de 110 m2 dans un cadre bucolique, une salle de travail de 75m2, d’une salle de réunion de 30m2 et d’une matériauthèque de 10m2, d’une salle de repos de 20m2 et d’une cuisine.
• Accessibilité : en transport en commun RER E arrêt Boullereaux-Champigny soit à moins de 40 min de Gare du Nord / en voiture : via A4 sortie 6
• Déménagement de l’agence prévue à l’hiver prochain à Le Perreux-sur-Marne (94) proche RER A
• Rémunération selon profil et expérience compris entre 32k€ et 38k€ annuel brut 

Les prochaines étapes :   

Nous t’invitons à nous faire parvenir ton CV et une lettre précisant tes motivations pour le poste à recrutement@studiohybride.fr

Si ta candidature est retenue :

• Tu auras un premier entretien téléphonique de +/- 30 min avec Elisa 
• Puis, nous te proposerons une rencontre avec les 2 Associés pour un entretien à l’agence (prévoir minimum 1h)