UN.E CHARGE.E D'ADMINISTRATION

RÔLE ET MISSIONS

En lien avec les co-gérantes de soplo, le·a chargé·e d’administration 
aura pour mission les opérations suivantes  :

Secrétariat général de l’agence

- La relation avec la comptable : transmission des pièces, gestion des notes de frais, etc.
- La relation avec les administrations fiscales et sociales : paiement des cotisations sociales, gestion des courriers ;
- Le suivi du solde bancaire ;
- Le suivi et la gestion des bulletins de salaires ;
- L’archivage des documents administratifs et sociaux ;
- La gestion des abonnements (téléphone, logiciels, etc.), le paiement du loyer et le paiement des fournisseurs (informatique, photographe, etc.) ;
- Le suivi et l’organisation des déplacements de l’équipe ; 
- Les achats de fournitures de bureau.

Gestion des appels d’offre

• - La recherche, la lecture et la pré-sélection des appels d’offres ;
  - Les contacts avec les partenaires de l’agence en vue de former une équipe pour répondre aux appels d’offres ;
  - La réception, la vérification et la compilation des pièces transmises par les partenaires ;
  - La préparation des pièces administratives de soplo ;
  - La rédaction de note (présentation de l’équipe, note méthodologique, etc.) ;
  - Le dépôt des candidatures et offres.

Suivi administratif et financier des projet

• - Le suivi de facturation des projets, l’édition et le dépôt des factures ;
  - Le suivi du paiement des factures et les relances ;
  - Le paiement des sous-traitants et fournisseurs.

En option : Communication
(en utilisant une charte graphique existante)

• - La préparation des posts sur les réseaux sociaux (Instagram et Linkedin) ;
  - La mise à jour du site internet ;
  - La mise à jour de la liste de référence et du portfolio de l’agence. 
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• PROFIL RECHERCHE
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• Savoir-faire
• - Logiciels : aisance sur les outils bureautiques usuels (suite Office et Adobe Acrobat) ; connaisance ou intérêt pour les logiciels de graphisme et de mise en page appréciée (suite Adobe) ;
  - Qualités rédactionnelles et sensibilités à la qualité de la mise en forme des documents appréciées ;
  - Connaissances des procédures de commande publique et de la méthodologie des projets d’architecture et de de scénographie appréciées ;
  - Sensibilité aux enjeux sociaux et sociétaux d’écologie et de d’inclusivité appréciée.
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  Savoir-être
• - Polyvalence, transparence et fiabilité idéales pour s’insérer dans une petite équipe 
  - Sérieux et capacités organisationnelle nécessaires à la réalisation de tâches administratives
  - Implication et force de proposition pour accompagner l’évolution et le développement de soplo
  - Curiosité et goût pour la culture    en adéquation avec le travail de soplo
  - Bienveillance et sens de l’humour pour une ambiance sereine
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• CONDITIONS DE TRAVAIL
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• Lieu : Dans l’un des ateliers de soplo : Saint-Ouen (93) ou Epernon (28)
  Statut : Selon profil 
  Horaires : 9h30-13h00 / 14h00/17h30
  Rémunération : A discuter
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• Candidature (CV + lettre de motivation)
  à adresser avant le 27 septembre 2024
  à contact@soplo.fr